10 LÝ DO KHUYÊN BẠN NÊN SỬ DỤNG MÁY HỦY TÀI LIỆU

VPS Group 20/03/2020

Cắt nhỏ và quên nó đi!

Cho dù đó là thông tin nhạy cảm của khách hàng hay của chính bạn, việc bảo mật thông tin bí mật là điều cần thiết. Giữ các tài liệu bạn không còn cần mà không được giữ trong một khu vực an toàn có thể gây ra mối đe dọa cho danh tính của bạn và có thể gây ra vi phạm dữ liệu. Sẵn sàng để làm một số mùa xuân làm sạch? Sắp xếp các tài liệu quan trọng mà bạn cần giữ từ những tài liệu bạn không còn cần nữa. Khóa những cái bạn quyết định giữ hoặc quét chúng và lưu trữ các tệp kỹ thuật số của bạn ở một nơi an toàn. Sau khi được sắp xếp, băm nhỏ các tài liệu vật lý mà bạn không còn cần là cách tốt nhất để đảm bảo rằng chúng bị hủy một cách chính xác. Vi phạm dữ liệu có thể khiến bạn và / hoặc tổ chức của bạn gặp rủi ro cũng như làm mất danh tiếng của bạn. Dưới đây là mười lý do tại sao băm nhỏ các tài liệu nhạy cảm nên là ưu tiên hàng đầu.

1. ĐÓ LÀ LUẬT

Chất thải bí mật, chẳng hạn như hồ sơ y tế, chi tiết tiền lương hoặc chi tiết địa chỉ cá nhân, phải được xử lý hợp pháp theo Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu. Những tài liệu này nên được băm nhỏ trước khi vứt đi để đảm bảo dữ liệu của mọi người được giữ bí mật.

2. ĐỂ BẢO VỆ BẢN THÂN KHỎI HÀNH VI TRỘM CẮP DANH TÍNH

Trộm cắp danh tính đang trở thành một tội phạm phổ biến với tội phạm tìm kiếm thông qua các thùng rác để trích xuất thông tin cá nhân về người khác. Ví dụ, nếu ai đó nắm trong tay thông tin chi tiết về địa chỉ của một cá nhân, họ sẽ thấy việc đăng ký thẻ tín dụng dưới tên của họ dễ dàng hơn nhiều.

3. BẠN CÓ THỂ TIẾT KIỆM THỜI GIAN

Thủ công xé hoặc cắt tài liệu có thể mất nhiều thời gian, chưa kể đến mối đe dọa cắt giấy! Băm nhỏ tài liệu là một cách nhanh chóng và dễ dàng để xử lý các giấy tờ không còn cần thiết.

4. NÓ GIÚP TÁI CHẾ DỄ DÀNG HƠN

Hầu hết các công ty đều muốn làm nổi bật thông tin xanh và giấy tái chế là một cách để các công ty thể hiện cho khách hàng và đối thủ của mình rằng họ quan tâm đến môi trường. Việc băm nhỏ làm cho việc tái chế dễ dàng hơn nhiều vì giấy vụn có thể được đóng gói và đưa đến điểm tái chế hoặc được thu thập bởi một công ty tái chế.

5. DỮ LIỆU DOANH NGHIỆP CỦA BẠN SẼ ĐƯỢC GIỮ BÍ MẬT

Các doanh nghiệp có xu hướng ghi lại tất cả mọi thứ, từ ghi chú cuộc họp đến chi tiết nhân viên, phát triển kinh doanh trong tương lai đến số liệu bán hàng. Hãy tưởng tượng nếu những điều này đã vào tay kẻ xấu? Các tài liệu băm nhỏ có thể mang lại cho các công ty sự an tâm rằng mọi người không rình rập thông qua giấy thải của họ để tìm ra kế hoạch tương lai của một doanh nghiệp.

6. BẠN CÓ THỂ TRÁNH GIÁN ĐIỆP CỦA CÔNG TY

Nếu một công ty đã dành thời gian và tiền bạc để nghiên cứu một sản phẩm hoặc dịch vụ mới thì điều này có thể rất có giá trị đối với các công ty đối thủ. Nếu một đối thủ cạnh tranh nắm giữ các ý tưởng bí mật hoặc kế hoạch sản phẩm trong tương lai, họ có thể đánh cắp chúng và tự phát triển chúng. Điều này có thể dẫn đến tổn thất tài chính cho công ty ban đầu thực hiện nghiên cứu.

7. BẠN CÓ THỂ TIẾT KIỆM KHÔNG GIAN LƯU TRỮ

Một số công ty có thể có giấy tờ và tài liệu đã nhiều năm tuổi và không còn cần thiết nhưng họ không chắc chắn cách xử lý chúng đúng cách. Giấy có thể chiếm nhiều không gian trong văn phòng, ngồi trên bàn hoặc trong tủ hồ sơ, vì vậy bằng cách xé những thứ này, không gian có thể được giải phóng.

8. CHỒNG GIẤY CÓ THỂ GÂY NGUY HIỂM HỎA HOẠN

Có giấy tờ được xếp xung quanh văn phòng có thể tạo ra nhiên liệu hoàn hảo để truyền lửa. Băm nhỏ tài liệu và sau đó tái chế chúng có thể đảm bảo rằng các công ty chỉ giữ những gì cần thiết và loại bỏ nguy cơ hỏa hoạn mà giấy thừa tạo ra.

9. ĐỂ ĐẢM BẢO NIỀM TIN CỦA NGƯỜI TIÊU DÙNG

Nếu một công ty hủy bỏ các tài liệu bí mật với các chi tiết về khách hàng và khách hàng của họ thì họ có thể tăng sự tin tưởng mà những người này có trong công ty. Bằng cách băm nhỏ tài liệu và đảm bảo khách hàng và khách hàng biết điều này xảy ra, họ có thể tin tưởng rằng dữ liệu của họ đang được xử lý an toàn và tôn trọng.

10. ĐỂ GIỮ CHO NHÂN VIÊN HẠNH PHÚC

Các ông chủ của công ty có quyền truy cập và tạo các tài liệu bí mật ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên của họ như đánh giá tiền lương, chi tiết dự phòng, thông tin kỷ luật và thang lương. Nếu một nhân viên thậm chí nhìn thấy một phiên bản sơ bộ của một trong những tài liệu này về mức lương hoặc vị trí của họ trong công ty thì điều này có thể gây ra sự nghi ngờ và cảm giác tồi tệ để lọc qua toàn bộ nhân viên. Việc băm nhỏ thông tin có khả năng phá hủy sẽ đảm bảo rằng các công ty không làm phiền nhân viên của họ một cách không cần thiết.

 

(Nguồn: FORBES.COM, VANGELINC.com, EZINEARTICLES.COM)